Offerte schreiben mit KI: Aufbau, Prompt und Nachfassen

Die Regel vorweg: Fakten von dir, Formulierung von der KI

Wer selbstständig ist oder eine kleine Firma führt, macht alles selbst: verkaufen, texten, offerieren, antworten. Der schriftliche Teil davon lässt sich an eine KI wie Claude oder ChatGPT abgeben, aber nur unter einer Bedingung. Die KI kennt dein Geschäft nicht. Sie weiss nicht, was deine Arbeit kostet und was du versprechen kannst.

Darum gilt bei jeder Offerte dieselbe Regel: Du lieferst die Fakten, also Leistung, Umfang, Preis und Bedingungen. Die KI liefert Struktur und Formulierung. Sie darf ordnen und formulieren, aber niemals Preise, Fristen oder Leistungen dazudichten. Und alles, was nach aussen geht, liest du vor dem Versand selbst.

Was eine gute Offerte enthält

Ausgangslage: ein kurzer Absatz, der zeigt, dass du das Anliegen des Kunden verstanden hast. Das unterscheidet dich von der Massenofferte.
Leistung in Etappen: was du tust, in nachvollziehbaren Schritten statt in Fachjargon.
Preis transparent: was kostet was, was ist enthalten, was kostet extra.
Rahmen: Termin, Gültigkeit der Offerte, Zahlungsbedingungen.
Nächster Schritt: ein Satz, was der Kunde tun muss, wenn er zusagen will.

Vorarbeit: dein Geschäftsprofil

Bevor eine KI für dich texten kann, muss klar sein, was du anbietest. Schreib drei Sätze auf: Was bietest du an, wem, und was macht dich anders als andere Anbieter? Nicht „Handwerker", sondern „Sanitärinstallateur für Eigenheimbesitzer im Umkreis von 30 Kilometern, schnell erreichbar bei Notfällen".

Wenn dir das schwerfällt, lass dich von der KI befragen: Beschreib formlos, was du machst, und bitte um fünf Rückfragen, bevor ein Text entsteht. Die Fragen zeigen dir, wo dein Angebot noch unscharf ist. Das Ergebnis legst du als Notiz „Mein Geschäftsprofil" ab und setzt es an den Anfang jedes Prompts. So muss die KI dein Geschäft nie raten.

Der Prompt für die Offerte

Schreib mir eine Offerte. Mein Geschäftsprofil: [Profil einfügen]. Der Kunde: [wer anfragt und was er will, gern die Anfrage wörtlich einfügen]. Meine Leistung: [was du konkret machst, in Stichworten]. Preis: [Betrag oder Positionen mit Beträgen]. Enthalten: [was inklusive ist]. Nicht enthalten: [was extra kostet]. Termin: [wann du liefern oder starten kannst]. Gültigkeit und Zahlung: [zum Beispiel: 30 Tage gültig, zahlbar 30 Tage nach Rechnung]. Struktur: kurze persönliche Einleitung, die auf die Anfrage eingeht, dann Ausgangslage, Leistung in Schritten, Preisübersicht, Rahmenbedingungen, nächster Schritt. Ton: professionell, freundlich, selbstbewusst, ohne Floskeln und ohne Konjunktiv-Kriecherei wie „würden wir uns freuen". Verwende ausschliesslich meine Angaben und erfinde keine Zahlen, Fristen oder Leistungen dazu.

Der letzte Satz ist der wichtigste. Er hält die Offerte belastbar, weil jede Zahl darin von dir stammt.

Beispiel: aus sieben Stichworten eine Offerte

Ein Gärtner bekommt eine Anfrage: „Können Sie unsere Hecke schneiden und das Beet vor dem Haus neu bepflanzen?" Statt am Abend bei null zu starten, füllt er den Prompt. Die Anfrage fügt er wörtlich ein, die Leistung in Stichworten: Hecke 25 Meter schneiden und entsorgen, Beet 8 Quadratmeter abräumen und mit pflegeleichten Stauden bepflanzen. Dazu der Preis als zwei Positionen, enthalten ist die Entsorgung, nicht enthalten sind die Pflanzen nach Aufwand, Start in zwei Wochen, Offerte 30 Tage gültig.

Zurück kommt ein fertiges Dokument mit persönlicher Einleitung, die auf Hecke und Beet eingeht, sauber gegliederter Leistung und transparenter Preisübersicht. Er prüft die Zahlen, dann fasst er einmal nach: „Die Einleitung klingt mir zu förmlich, mach sie zwei Grade persönlicher, wir haben am Telefon schon geduzt." Zweite Fassung, passt, raus damit.

Wichtig ist, was er nicht getan hat: Er hat die KI nicht nach einem Preis gefragt und keine Position dazudichten lassen.

Einmal Vorlage, immer schneller

Wenn dir eine Offerte besonders gut gelungen ist, speichere sie als Muster. Beim nächsten Mal fügst du sie in den Prompt ein mit dem Zusatz: „Halte dich an Aufbau und Ton dieser Muster-Offerte." So bleiben deine Angebote einheitlich, und es geht jedes Mal schneller.

Keine Antwort auf die Offerte? So fasst du nach

Die meisten Offerten sterben nicht am Nein, sondern am Schweigen. Der Kunde meldet sich nicht, du magst nicht nachhaken, der Auftrag versandet. Ein paar Grundsätze helfen:

Zeitpunkt: etwa eine Woche nach der Offerte, danach mit grösseren Abständen.
Ton: hilfsbereit statt bettelnd. Du fragst, ob noch etwas offen ist.
Mehrwert: Am stärksten wirkt Nachfassen mit Inhalt, etwa mit einem konkreten Terminvorschlag.
Sauberer Abschluss: Nach zwei bis drei Anläufen ohne Antwort schliesst du freundlich ab und lässt die Tür offen.

Ich habe vor [Zeitraum] eine Offerte geschickt und keine Antwort erhalten. Worum es ging: [Leistung und ungefährer Umfang]. Letzter Kontakt: [was zuletzt besprochen wurde, gern die letzte Nachricht einfügen]. Es ist mein [erstes / zweites / drittes] Nachfassen. Schreib mir eine kurze Nachfass-Mail: maximal fünf Sätze, freundlich und auf Augenhöhe, ohne Druck und ohne Unterwürfigkeit. Sie soll dem Kunden eine einfache Antwort ermöglichen, zum Beispiel mit einer konkreten Frage oder zwei Auswahlmöglichkeiten. Beim dritten Nachfassen: formuliere stattdessen einen freundlichen Abschluss, der die Tür für später offen lässt.

Die typische Mail „Wollte nur mal nachfragen, ob Sie meine Offerte erhalten haben" ist schwach, weil sie dem Kunden Arbeit macht, ohne ihm etwas zu geben. Auf zwei Terminvorschläge dagegen kann er in zehn Sekunden antworten.

Jetzt du

Nimm eine echte Anfrage aus den letzten Monaten und erstelle die Offerte dazu noch einmal mit dem Prompt oben, mit deinen damaligen Zahlen. Vergleiche mit dem, was du tatsächlich verschickt hast: Wo ist die neue Fassung klarer, wo fehlt etwas? Die bessere der beiden speicherst du als Muster-Offerte für alle künftigen Anfragen. Wie du auch die übrigen Kundenmails schneller erledigst, steht im Artikel über E-Mails mit KI schreiben lassen.