E-Mails mit KI schreiben lassen: Anleitung mit Prompts

Du führst Regie, die KI formuliert

E-Mails sind die häufigste Büroaufgabe, und bei kaum einer anderen lässt sich mit KI so direkt Zeit gewinnen. Der Handgriff ist einfach: Du überlässt Claude oder ChatGPT die Rohfassung und führst selbst nur noch Regie. Du gibst Stichworte, Empfänger und Ton vor, die KI formuliert aus.

Wichtig ist, was dabei bei dir bleibt. Die Denkarbeit, also was du sagen willst und was der Empfänger danach tun soll, gibst du nicht ab. Delegiert ist nur die Formulierungsarbeit. Deshalb klingt die Mail auch nach dir, solange deine Stichworte und deine Tonvorgabe drinstecken.

Warum „Schreib eine Mail an den Lieferanten" nicht reicht

Wer zu knapp bestellt, bekommt eine austauschbare Mail. Ein Beispiel:

Zu knapp: „Schreib eine Mail an einen Lieferanten wegen Verspätung."
Besser: „Schreib eine Mail an unseren Lieferanten: Die Lieferung vom Montag ist immer noch nicht da, wir brauchen sie bis Freitag, sonst geraten wir selbst in Verzug. Ton: freundlich, aber mit klarer Frist. Maximal 100 Wörter, per Sie."

Die zweite Fassung enthält alles, was die KI sonst raten müsste: was passiert ist, bis wann was gebraucht wird, wie streng es klingen darf und wie lang die Mail sein soll.

Die vier Angaben, die in jeden Mail-Prompt gehören

Empfänger und Beziehung: Chefin, Kunde, Kollege aus dem Nachbarteam? Das ändert alles.
Kernbotschaft in Stichworten: was gesagt werden muss, inklusive Fristen und Zahlen.
Ton und Länge: „freundlich und knapp", „förmlich", „maximal 80 Wörter".
Gewünschte Reaktion: Soll der Empfänger antworten, entscheiden oder etwas erledigen?

Als Vorlage zum Kopieren sieht das so aus:

Schreib eine E-Mail für mich. Empfänger: [wer und in welcher Beziehung, zum Beispiel: Kunde, den ich gut kenne]. Das will ich sagen: [Stichworte, inklusive Termine und Fakten]. Das soll der Empfänger danach tun: [gewünschte Reaktion]. Ton: [zum Beispiel: freundlich und direkt], Anrede per [Du/Sie], maximal [Anzahl] Wörter. Keine Floskeln, kein „ich hoffe, diese Mail erreicht Sie wohl".

Der letzte Satz lohnt sich. Ohne ihn beginnen KI-Mails gern mit Höflichkeitsformeln, die im Büroalltag niemand schreibt.

Beispiel: aus fünf Stichworten eine fertige Mail

Ein Kunde hat nach einem früheren Liefertermin gefragt. Du tippst nur das hier:

Schreib eine E-Mail. Empfänger: langjähriger Kunde, per Sie, gutes Verhältnis. Stichworte: früherer Liefertermin leider nicht möglich, Produktion ist ausgelastet, bestätigter Termin Ende Monat steht, als Entgegenkommen Teillieferung von der Hälfte der Menge nächste Woche möglich. Er soll mir sagen, ob er die Teillieferung will. Ton: verbindlich und lösungsorientiert, maximal 90 Wörter.

Zurück kommt eine Mail, die die Absage sauber verpackt, das Entgegenkommen in den Vordergrund stellt und mit einer klaren Frage endet. Du liest sie einmal gegen, passt vielleicht ein Wort an und schickst sie ab. Das Gegenlesen gehört immer dazu: Für den Inhalt bist du verantwortlich, nicht das Werkzeug.

Noch schneller: antworten statt schreiben

Bei Antworten brauchst du fast nichts zu erklären, weil die Ausgangsmail den Kontext liefert. Füge die erhaltene Mail ein und schreib darunter nur: „Antworte: ja, aber erst nächste Woche möglich, freundlich". Die KI übernimmt den Rest und trifft den Ton der Ausgangsmail.

Lange Mail-Verläufe zusammenfassen lassen

Nach den Ferien wartet oft ein Thread mit zwanzig Antworten. Für die KI ist ein langer Mail-Verlauf ein Dokument wie jedes andere. Statt dich durchzuwühlen, lässt du dir den Stand geben:

[Mail-Verlauf hier einfügen] Gib mir zum Verlauf oben: 1. Worum geht es? (zwei Sätze) 2. Was wurde bereits entschieden? 3. Was ist noch offen und wer ist am Zug? 4. Was genau wird von mir erwartet, mit Frist, falls eine genannt ist? Halte dich strikt an den Inhalt des Verlaufs und erfinde nichts dazu.

Direkt danach kannst du in derselben Unterhaltung die Antwort bestellen: „Entwirf eine Antwort, die die zwei offenen Fragen an mich beantwortet", gefolgt von deinen Stichworten. So bist du nach dem Öffnen des Threads nicht nur informiert, sondern hast schon geantwortet. Wie verlässlich das bei deinen Mails klappt, testest du am besten an einem alten Verlauf, dessen Stand du kennst.

Was nicht in die KI gehört

Im Job gilt eine Grenze, die es privat so nicht gibt: Vertrauliches bleibt vertraulich.

Die Firmenrichtlinie geht vor. Wenn dein Arbeitgeber Vorgaben zur KI-Nutzung hat, gelten die. Im Zweifel fragst du nach, bevor du Arbeitsinhalte eingibst.
Personendaten sind tabu. Namen, Adressen, Lohn- und Gesundheitsdaten von Kunden oder Mitarbeitenden gehören ohne ausdrückliche Erlaubnis in kein externes Tool.
Geschäftsgeheimnisse ebenso. Unveröffentlichte Zahlen, Verträge und Kundenlisten behandelst du wie Papierdokumente, die das Haus nicht ohne Freigabe verlassen.

Gibt es keine Richtlinie, hilft eine Faustregel: nichts eingeben, was du nicht auch einem externen Dienstleister ohne Vertrag schicken würdest.

Die gute Nachricht: Fast jede Mail lässt sich mit Platzhaltern schreiben. Aus „Offerte für die Muster AG" wird „Offerte für Kunde A", aus dem Betrag wird [BETRAG]. Die Formulierungshilfe ist dieselbe, und die echten Angaben setzt du im Mailprogramm selbst wieder ein.

Ich gebe dir gleich einen Arbeitstext mit Platzhaltern wie [KUNDE], [BETRAG] und [PRODUKT] statt der echten Angaben. Behandle die Platzhalter wie feste Begriffe und lass sie exakt so im Text stehen, damit ich sie am Schluss selbst ersetzen kann. Hier ist die Aufgabe: [Aufgabe beschreiben]

Für Formulierung, Struktur und Ton braucht die KI fast nie echte Namen und echte Zahlen. Was die Aufgabe nicht braucht, bleibt draussen.

Jetzt du

Nimm die nächste Mail, die du sowieso schreiben musst. Notiere zuerst nur Stichworte, Empfänger, Ton und gewünschte Reaktion und lass sie mit der Vorlage oben ausformulieren. Stoppe die Zeit und vergleiche sie mit deiner üblichen Schreibdauer. Wenn du die Grundlagen des Promptens noch einmal nachlesen willst, findest du sie im Artikel über die vier Bausteine eines guten Prompts.